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Bring your own device (BYOD) – in italiano: “Porta il tuo dispositivo” – è l’espressione che si riferisce a politiche aziendali che permettono, quando non invitano i propri dipendenti ad utilizzare i loro dispositivi personali privati quali strumenti di lavoro.

La pratica di BYOD sta facendo notevoli passi avanti nel mondo aziendale, con circa il 75% di utilizzo nei mercati in via di sviluppo, come Brasile e Russia; mentre i mercati sviluppati ne fanno uso al momento solo per un 45%.
In Italia, secondo una indagine Nextvalue nel 43% delle aziende non è previsto un programma BYOD. Negli altri casi si verificano situazioni miste: nel 51% dei casi, il BYOD coinvolge meno di un quarto dei collaboratori, e non è la policy principale adottata dall’azienda. Solo nel 4% dei casi il BYOD rappresenta una scelta preponderante, coinvolgendo più della metà dei dipendenti, e nel 2% dei casi è una vera e propria policy obbligatoria.

Secondo Gartner (la maggiore società di ricerca e analisi nel campo ICT – information and communication technology) entro il 2017 la metà dei datori di lavoro riterrà normale chiedere ai propri dipendenti di usare i dispositivi portatili personali per scopi aziendali, perché non si riterrà più conveniente fornire strumenti informatici mobili di proprietà aziendale.

Vantaggi
Quali sarebbero i vantaggi in capo alle aziende derivanti dall’adozione di una politica BYOD? La risposta non è univoca, dipendendo principalmente dalla tipologia di business aziendale e dalla fase di sviluppo dell’azienda.
Si ritiene che l’adozione di una BYOD policy possa significativamente ridurre i costi iniziali di investimento che deve fronteggiare una società nella fase di start up.
Basti pensare ai costi strettamente connessi all’hardware: telefonini, smartphone, tablet, portatili e a tutti gli accessori connessi; nonché l’aggiornamento costante della gestione firmware e software.
Ci sono poi aspetti motivazionali che fanno constatare un aumento di produttività del dipendente poiché questi usa per lavoro uno strumento tecnologico di suo gradimento, che conosce bene ed è abituato ad usare.
Alcune BYOD policy consentono ai propri dipendenti di scegliere il device che preferiscono e la maggior parte dei personale, dunque, usando il proprio device, lavora con maggior motivazione e diventa più produttivo.

E’ possibile che le aziende obblighino i dipendenti a dotarsi di un proprio device personale sul posto di lavoro?
Tale risposta è parzialmente diversa a seconda che si tratti di dipendenti già in forza o di nuovi assunti, tuttavia non pare vi siano dubbi sul fatto che il consenso degli interessati sia necessario.
Tale consenso, d’altra parte, si renderebbe necessario anche solo per installare sul device del dipendente il software che consente di proteggere i dati aziendali che transiteranno sul dispositivo, per effetto dell’ utilizzo per scopi lavorativi.

Impatto sull’orario di lavoro
Altra tematica di diritto del lavoro che viene in rilievo riguarda l’impatto del BYOD sull’orario di lavoro. Lo svolgimento di attività lavorativa oltre il normale orario di lavoro, se pur solo per leggere e rispondere a email, potrebbe portare alla rivendicazione del pagamento di ore di lavoro straordinario.
Tale problema non è di poco momento, se si pensa a due casi interessanti avvenuti negli Sati Uniti e in Brasile.
A Chicago – 200 agenti di polizia hanno intentato una causa da diversi milioni di dollari alla municipalità per vedersi riconoscere il pagamento di lavoro straordinario, asseritamene svolto per controllare le email ricevute sul proprio blackberry. Addirittura, in Brasile una nuova legge ha stabilito che le email e le telefonate di lavoro danno il diritto al pagamento dello straordinario.
In che misura deve essere valorizzato questo straordinario? E ancora: quanto vale una mail? Chi controlla il reale tempo speso a leggere e rispondere ad una mail? E le aziende come l’hanno presa?
Al momento nessuno ha reagito, ma qualcuno ha pensato bene di “anticipare” il problema.
E’ il caso di Volkswagen che ha deciso drasticamente di disattivare il servizio email mezz’ora dopo la fine dell’orario di lavoro e riattivarlo mezz’ora prima il suo inizio: le mail si potranno leggere solo tra le 7 e le 18.15.
Una cosa simile, se pur limitata al solo periodo natalizio, è stata attuata da Henkel: niente mail tra Natale e Capodanno.
Per evitare che insorgano tali problematiche e possibili rivendicazioni è necessario dunque prima di adottare una qualsiasi politica BYOD, redigere una policy precisa che regolamenti e chiarisca questi aspetti.

BYOD e Statuto dei lavoratori
Un altro problema che si potrebbe porre riguarda la compatibilità di BYOD con gli articoli 4 (“impianti audiovisivi”) e 8 (“Divieto di indagine sulle opinioni”) dello Statuto dei lavoratori.
Quando i dispositivi utilizzati per motivi di lavoro sono di proprietà del dipendente è necessario che i datori di lavoro, al fine di garantire la sicurezza dei dati aziendali, creare sul device personale una sorta di “area aziendale” dove si possono applicare tutte le regole di protezione definite nelle policy, isolata dal resto delle applicazioni installate dall’utente e protetta da eventuali malware.
Naturalmente per predisporre le eventuali soluzioni possibili, è necessario aver risolto a monte il problema del consenso: il proprietario del dispositivo cioè deve acconsentire ad installare le applicazioni in questione, accettando le regole che l’azienda impone.

Tuttavia tale consenso può non essere sufficiente con riferimento alla disposizione dello Statuto dei lavoratori (art. 4) che vieta il controllo a distanza dei dipendenti.
L’art. 4, in particolare, stabilisce il divieto assoluto di utilizzare apparecchiature finalizzate al controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, consentendo invece l’installazione di sistemi da cui potrebbe derivare detto controllo solo se richiesti da esigenze “organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro”.
Peraltro, anche in presenza di tali esigenze, l’utilizzo di tali apparecchiature sarà legittimo solo previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali ovvero previa autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro (cfr. art. 4, commi 1 e 2, legge 300/1970).
Non dimentichiamoci infatti che tali dispositivi sono spesso dotati di sistemi che, potenzialmente, possono anche consentire la geo localizzazione del lavoratore, oltre ad altre forme di controllo della sua attività.

In questo caso le esigenze di sicurezza dell’azienda non possono prevaricare il diritto alla riservatezza del lavoratore.

Pertanto non è possibile escludere che l’installazione (legittima) di tali software (a seconda delle loro caratteristiche) comporti la necessità di ottenere il consenso delle rappresentanze sindacali o in loro mancanza della Direzione Territoriale del Lavoro.

Un’altra disposizione dello Statuto dei lavoratori che potrebbe essere pregiudicata dall’installazione di tali software è quella di cui all’ art. 8, che sancisce il divieto d’indagine sulle opinioni dei lavoratori, stabilendo che: “E’ fatto divieto al datore di lavoro, ai fini dell’assunzione, come nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale”.
In sostanza, il datore di lavoro, anche involontariamente, trattando i dati aziendali presenti sul dispositivo personale del dipendente, potrebbe venire a conoscenza di suoi dati privati.
Il consenso del lavoratore non sarebbe rilevante di per sé, atteso che, secondo la giurisprudenza, nel concetto d’indagine vietata secondo il predetto articolo, deve rientrare anche quella espletata con il consenso dell’interessato.

Anche in questo caso, per ridurre i rischi sarà necessari valutare attentamente se, sulla base delle caratteristiche di tali software, sia necessario richiedere il consenso delle rappresentanze sindacali per la loro installazione e fornire ai dipendenti un’idonea informativa privacy, unitamente a compiute indicazioni sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del sistema e dei controlli che potranno essere effettuati; dovranno altresì essere indicati i soggetti che possono accedere alle informazioni.
Ottenere dunque dal dipendente un consenso pieno e informato sull’accesso da parte dell’azienda al suo device.

Altre tematiche
Vi sono poi altri temi quali ad esempio se sia necessario prevedere un rimborso spese; se sia possibile rimuovere da remoto il contenuto del device privato;
quali accorgimenti adottare in caso di cessazione del rapporto oppure chi sia proprietario del numero di telefono e se si possa continuare a utilizzarlo dopo la cessazione del rapporto.
Sono tutti aspetti che dovranno essere necessariamente oggetto di una attenta regolamentazione, onde evitare possibili contenziosi con i dipendenti.

In conclusione, sicuramente il BYOD è una pratica legittima che può dare notevoli vantaggi alle aziende.
Tuttavia per una corretta implementazione in sicurezza di detto sistema le aziende dovranno effettuare una valutazione preventiva su quali dispositivi rendere oggetto della BYOD policy, basando tale valutazioni su considerazioni in merito alla sicurezza dei dati aziendali. Fare una scelta attenta delle applicazioni da installare sul dispositivo.
Redigere una policy precisa e fare chiarezza su almeno sei punti cruciali stabilendo:

1. ciò che è accettabile fare e ciò che non lo è, con il proprio device;
2. apposite previsioni nell’ambito della BYOD policy che vietino di tenere conto di email di lavoro in determinate fasce orarie;
3. il dettaglio di tutte le misure di sicurezza che verranno prese sul device al fine di proteggere i dati aziendali;
4. quando potrà essere effettuato un “controllo” del device del dipendente e quali procedure verranno seguite per farlo;
5. cosa accade in caso di perdita del device o cessazione del rapporto di lavoro, anche con riferimento al numero di telefono;
6. responsabilità del datore di lavoro e del lavoratore in merito al trattamento dei dati.
Avv. Valentina Pomares, Partner Labour Department, Eversheds Bianchini